+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Архив конструкторской документации на предприятии

Архив конструкторской документации на предприятии

Автоматизация учета, хранения и использования технической документации в конструкторских, технологических и прочих подразделениях предприятия сегодня является одной из наиболее актуальных задач, от успешного решения которой во многом зависит судьба всей последующей деятельности по переходу к новым методам работы на основе современных информационных технологий. Поэтому опыт таких работ может оказаться полезным для многих предприятий, думающих о перспективах своего развития. История создания электронного архива конструкторской и технологической документации в проектно-конструкторском и технологическом бюро по локомотивам ПКТБ очень коротка и в какой-то мере отражает то непростое положение, которое сложилось на большинстве отечественных предприятий. Все началось с короткой встречи с Г. Савосиной, заместителем директора ПКТБ. Выслушав наш рассказ о преимуществах проектирования с помощью CAD-системы Cimatron под управлением PDM-системы SmarTeam, Галина Александровна согласилась, что проектировать в таком режиме очень удобно.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

«Электронный архив конструкторской документации». Наводим порядок в документах предприятия

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: PLM. КТПП. 2. Сдача конструкторской документации в архив, отдел технической документации

ГОСТ 2. Registration and storage rules. МКС Обозначение НТД, на который дана ссылка. ГОСТ 3. ГОСТ Изменение N 1 принято Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по переписке протокол N 23 от 28 февраля г. ИУС ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 4, год Поправка внесена изготовителем базы данных Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов далее - документы , выполненных в бумажной и электронной формах, изделий всех отраслей промышленности.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота. Измененная редакция, Изм. Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с приложением 1.

Все имеющиеся на предприятии подлинники, дубликаты и копии документов далее - подлинники, дубликаты и копии подлежат учету и хранению в соответствии с разд. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга.

При этом соблюдают следующие правила: - конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы; - снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами подлинниками, дубликатами, копиями ; - для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники.

Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены; - преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.

Введен дополнительно, Изм. Подлинники, выполненные в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткости текста, линий , репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ 2. Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:.

Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют учитывают. При регистрации заполняют следующие реквизиты: - инвентарный номер документа; - дата регистрации; - обозначение документа; - наименование; - число листов в документе; - формат документа по ГОСТ 2.

Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом вручную. При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3. При автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме.

Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.

Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ. По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения изготовление и учет копий, изменение, применяемость.

Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 2, 2а, 2б и 2в приложения 3. Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного производства допускается карточки учета не составлять.

Подлинники конструкторских документов в бумажной форме следует хранить по классификационным характеристикам группировкам поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и кода предприятия-разработчика.

Допускается хранить подлинники без учета форматов. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Подлинники технологических документов следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3. Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторских документов, указанных в основной надписи технологических документов.

Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ 3. Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить в развернутом виде. Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде. Подлинники аннулированных и замененных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с приложением 1.

Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников. В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.

Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями. В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении. При восстановлении подлинника с документов на двух и более листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

В листе регистрации изменения восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям начиная с первого изменения.

Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений , в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть написано: " Подпись " и " Дата ". При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника или снятой с него учтенной копии имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например: "Восстановлен с подлинника. Верно: подпись, фамилия и дата ". Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: "Восстановленный подлинник N Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника.

О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге. Раздел 4. Исключен, Изм. Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных продольных , а затем вдоль линий параллельных поперечных к основной надписи.

Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа. Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в табл. Устанавливаются следующие виды складывания:. Складывание в папки Размеры, мм. Складывание для непосредственного брошюрования Размеры, мм.

Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены без пропусков все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т. При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

На предприятии могут хранить следующие копии конструкторских и технологических документов: архивные, контрольные, рабочие. Архивные копии отражают состояние конструкции или технологии изготовления изделия в периоды утверждения их заказчиком, передачи подлинников предприятиям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.

Наличие архивных копий отражают в карточках учета форма 2, приложение 3. В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают, их хранят отдельно от других копий в папках альбомах или на электронном носителе. Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии.

Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов. Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак буква, цифра и др.

Контрольные копии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и абонентам не выдают.

Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак буква, цифра и др. Рабочие копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения выдача-приемка устанавливает организация. Учет выдачи отсылки и возврата копий внутренним и внешним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом.

Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью полистно , так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы. При хранении россыпью полистно копии складывают на формат А4.

Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с приложением 1. Копии конструкторских документов на изделие укладывают в папки альбомы в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия. Копии конструкторских документов на изделия укладывают в папки альбомы в следующей последовательности:.

Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;. Если на деталь кроме чертежа выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей в порядке записи их в спецификации.

Комплект копий технологических документов укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку альбом помещают все технологические документы, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия. При необходимости, в одну папку альбом допускается помещать технологические документы по отдельным методам обработки и сборки изделия. В одну папку альбом укладывают не более листов документов, приведенных к формату А4. При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок альбомов.

На этикетках папок альбомов или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки альбома.

Допускается в каждой папке альбоме предусматривать опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы. Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. В запросах о высылке документации от других предприятий указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменениях или нет.

Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.

Копии документов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которым они были изданы, или отдельно по каждому изделию. Допускается копии хранить россыпью полистно сложенными на формат А4 или A3.

ГОСТ 2. Registration and storage rules.

Решение помогает навести порядок в конструкторских документах и повысить уровень исполнительской дисциплины. Вы сможете создавать задания, прикреплять к ним служебные документы и контролировать исполнение, не выходя из системы. Электронный архив конструкторской документации на платформе Docsvision Позволяет создать эффективную систему управления конструкторской документацией в компании. Конструкторские чертежи и сопроводительная документация существуют только в бумажном виде. Трудно быстро найти нужный документ, возникает дублирование, сложно отслеживать актуальность версий и синхронизировать старые бумажные чертежи с новыми, которые изначально создаются в электронном виде в различных CAD-системах.

ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения (с Изменением N 1)

Документы, в которых находятся чертежи, представляют особую ценность для многих строительных и подобных компаний. Но, как обычно это бывает, при оцифровке материала и перенесении документации в систему электронного архива им не уделяют должного внимания. В связи с этим у организаций могут возникать проблемы. Чертежи необходимо сразу после создания отправлять на правильное хранение. С течением времени к таким документам добавляют новые, что увеличивает сложность сохранности. Поэтому изначально внедрять в электронный архив конструкторскую документацию необходимо правильно и ответственно.

Сотрудники российских предприятий до сих пор сталкиваются с определенными трудностями и неудобствами в работе с конструкторской документацией, когда чертежи и сопроводительная документация существуют только в бумажном виде. Трудно быстро сориентироваться и найти нужный документ, сложно отслеживать актуальность версий и синхронизировать старые чертежи на бумаге с новыми, которые изначально создаются в электронном виде в различных CAD-системах. Ситуация, как правило, усугубляется большими объёмами накопленных документов за годы работы и их широкой номенклатурой. Это не только эффективная система хранения, но и удобство оперативной работы с документами в дальнейшем. Архивы бывают разные, поэтому лучше воспользоваться специализированной разработкой, учитывающей специфику работы с конкретным типом документов. Создается единый архив всей конструкторской и сопроводительной документации предприятия в одном месте.

ГОСТ 2.

.

.

.

.

Архив обеспечивает полную сохранность конструкторских (КД) и технологических (ТД) документов предприятия, постоянную работоспособность базы.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2021 free-wash.ru